Archivarissen: oerwoud aan verouderde software geeft problemen

Regionale archivarissen trekken aan de bel: het veiligstellen van gegevens dreigt in de problemen te komen door een oerwoud aan verouderde software waarin die is opgeslagen. Dat meldt vaksite AG Connect.

In regionale archieven worden data van lokale overheden opgeslagen. Gemeenten, provincies en waterschappen zijn verplicht om bepaalde informatie op die plaatsen te bewaren. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om bestemmingsplannen, geografische objecten en procedurestukken. Maar ook videovergaderingen, berichten op WhatsApp en sociale media kunnen voor bewaring in aanmerking komen.

Stukken die bewaard moeten worden, moeten uiterlijk 20 jaar na dato verplaatst zijn naar een digitaal depot. Tot nu toe gaat het daarbij vooral om stukken van voor het jaar 2000. Dat zijn vrijwel uitsluitend papieren documenten, die simpelweg ingescand kunnen worden. Na 2000 zijn overheden steeds meer digitaal gaan werken, waarbij allerlei verschillende soorten software zijn gebruikt. De informatie is daardoor in een reeks aan wisselende bestandsformaten terechtgekomen. "Het wordt voor ons daardoor steeds moeilijker en ingewikkelder," zegt Hella Timmermans van het regionale archief in Brabant tegen AG Connect. "Iedere keer komen er weer nieuwe soorten bij en dan denken wij: hoe gaan we dit nu weer voor elkaar krijgen?"

Leveranciers

Vaak moeten de toenmalige softwareleveranciers benaderd worden om de informatie uit de verouderde systemen veilig te stellen. Inmiddels zou het met nieuwe data iets beter gaan, zegt Timmermans. "Organisaties werken nu vaak met Google, Microsoft of Apple, er is daardoor veel meer standaardisatie ontstaan in het opslaan van de informatie."

Een ander probleem dat bij de digitale documenten speelt, is dat ze niet eeuwig houdbaar zijn. Er kan ‘bitrot’ plaatsvinden, waarbij bijvoorbeeld oude opslagmedia als floppy’s niet meer gelezen kunnen worden. Ook kunnen oudere bestandsformaten niet altijd goed geopend worden in hedendaagse softwareversies.